Resguardo de bienes muebles (activo fijo) y depositario
Ingrese a este link para obtener su “Reporte de resguardo de bienes de activo fijo”
https://zacatlan.rec.uam.mx:8443/lgcg/srf/RFDSU003
¡ES UN TRÁMITE MUY SENCILLO!
¡Sólo se necesita el número de empleado y el R.F.C. con homoclave!
El Reporte contiene los datos del depositario (nombre completo, número de empleado, adscripción), los datos de los bienes de activo fijo que tiene bajo su resguardo (número de inventario, descripción, marca, modelo, serie, nota de entrada, costo).
Para mayor información consulte: Elementos que integran el Reporte de resguardo de bienes de activo fijo
Es el documento que firma el empleado al recibir un bien mueble (activo fijo) para su uso y custodia en el cumplimiento de sus funciones; al tener un bien bajo su resguardo, el empleado es DEPOSITARIO de dicho bien ya que la propiedad es de la Universidad.
Porque es un documento que identifica al bien mueble (activo fijo) en resguardo de un depositario y que tiene validez, en caso de requerirse, para efectuar reclamo por siniestro de este ante la Compañía Aseguradora.
Custodiar, conservar y supervisar el uso adecuado del bien y su mantenimiento.
Conservar los manuales de operación, instructivos del bien, componentes, herramientas y aditamentos, en su caso.
Autorizar el uso de terceros con sus controles correspondientes, o en su caso, tramitar el traspaso.
En caso de cambio de funciones o cargo, solicitar oportunamente el traspaso del bien y corroborar su aplicación.
Identificar la ubicación del bien a fin de que la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial, en Rectoría General, o Jefatura Administrativa de Control Patrimonial de Unidad, pueda verificar su existencia y ubicación.
Reportar oportunamente a la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial, en Rectoría General, o Jefatura Administrativa de Control Patrimonial de Unidad, la pérdida, robo, siniestro o cualquier otro evento de afectación del bien, incluyendo cualquier modificación física.
Solicitar y confirmar la aplicación de la baja del bien del “Reporte de resguardo de bienes de activo fijo”, en caso de así requerirlo.
Las áreas solicitantes a través de la “Requisición” designan a los depositarios de los bienes muebles (activo fijo); ese dato aparece en la “Nota de Entrada” que la Dirección de Administración o Coordinación de Servicios Administrativos, según corresponda, envía a la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial para la generación del vale de resguardo que firmará el depositario.
Para evitar problemas y agilizar sus trámites realice oportunamente lo siguiente:
Obtenga su “Reporte de resguardo de bienes de activo fijo”.
Identifique físicamente los bienes.
Tramite el traspaso o baja de los bienes muebles (activo fijo), según corresponda.
Notifique al correo de atención de la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial cuáles son los bienes que después de una búsqueda exhaustiva no logró ubicar.
Correos de atención:
Rectoría General: controlpatrimonial@correo.uam.mx
Unidad Azcapotzalco: controlpatrimonial@azc.uam.mx
Unidad Cuajimalpa: controlpatrimonial@cua.uam.mx
Unidad Iztapalapa: controlpatizt@xanum.uam.mx
Unidad Lerma: controlpatrimonial@correo.ler.uam.mx
Unidad Xochimilco: controlpatrimonial@correo.xoc.uam.mxLa Tesorería Adjunta de Control Patrimonial, de acuerdo con sus registros, le orientará respecto a los trámites a seguir.
Conforme la Circular 01/2020 del Secretario General, el jefe inmediato deberá localizar los bienes muebles (activo fijo) del finado y gestionar su traspaso o baja; en el caso de los bienes muebles (activo fijo) a los que después de una búsqueda exhaustiva no le sea posible ubicar será responsable de aplicar lo señalado en el Procedimiento Institucional: Recuperación Económica de Bienes muebles (activo fijo) no localizados o siniestrados no indemnizados. para mayor orientación el jefe inmediato podrá enviar a los correos de atención los números de inventario de los bienes no localizados:
Correos de atención:
Rectoría General: controlpatrimonial@correo.uam.mx
Unidad Azcapotzalco: controlpatrimonial@azc.uam.mx
Unidad Cuajimalpa: controlpatrimonial@cua.uam.mx
Unidad Iztapalapa: controlpatizt@xanum.uam.mx
Unidad Lerma: controlpatrimonial@correo.ler.uam.mx
Unidad Xochimilco:
El titular del área, al ser responsable del uso de los recursos del área a su cargo.
Traspaso de bienes muebles (activo fijo)
El registro de la solicitud de “Traspaso de Bienes de Activo Fijo” se solicita al Asistente Administrativo del área de adscripción del depositario, una vez registrada la solicitud en el Módulo de Tesorería, se recaban firmas del depositario origen y depositario destino y se entrega por triplicado a la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial o Jefatura Administrativa de Control Patrimonial, según corresponda, quien enviará la notificación del traspaso aplicado al correo electrónico del depositario origen y al depositario destino.
Para mayor referencia y revisión de los requisitos consulte el Procedimiento Institucional para Traspasar bienes muebles (activo fijo) entre depositarios
Infografía Traspaso de bienes de activo fijo
Después de recibir la notificación por parte de la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial o Jefatura Administrativa de Control Patrimonial descargue su “Reporte de resguardo de bienes de activo fijo” en la liga https://zacatlan.rec.uam.mx:8443/lgcg/srf/RFDSU003; si es depositario origen no le aparecerán los bienes muebles (activo fijo) traspasados ya que estos aparecerán en el Reporte de bienes muebles (activo fijo) bajo resguardo del depositario destino.
Siniestro de bien mueble (activo fijo)
Registrar la Notificación de Siniestro en el Módulo de Tesorería con el apoyo de la asistente administrativa de su adscripción y seguir los pasos indicados en el Procedimiento Institucional para gestionar el reclamo de siniestro ante la compañía aseguradora.
Ingrese al SIIUAM a la opción Control Patrimonial continúe con la opción Registro de Operaciones continúe con la opción Notificación de Siniestro y por último la opción Registro de Notificación de Siniestro.
En el momento de que se percata del hecho, por lo que a la brevedad deberá solicitar al asistente administrativo el registro de la Notificación de Siniestro.
La Tesorería Adjunta de Control Patrimonial le notificará como depositario la resolución del trámite que se realizó con la Compañía Aseguradora.
Una vez que se tenga la respuesta de no indemnización por parte de la Compañía Aseguradora, la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial lo informará a la Oficina del Abogado General y al depositario a fin de que proceda conforme al Procedimiento Institucional: Recuperación Económica de Bienes Muebles (activo fijo) no localizados o siniestrados no indemnizados.
Para mayor orientación el depositario podrá enviar a los correos de atención el número de inventario del bien que no fue indemnizado:
Correos de atención:
Rectoría General: controlpatrimonial@correo.uam.mx
Unidad Azcapotzalco: controlpatrimonial@azc.uam.mx
Unidad Cuajimalpa: controlpatrimonial@cua.uam.mx
Unidad Iztapalapa: controlpatizt@xanum.uam.mx
Unidad Lerma: controlpatrimonial@correo.ler.uam.mx
Unidad Xochimilco: controlpatrimonial@correo.xoc.uam.mx
El depositario del bien a través de la Asistencia Administrativa de su área de adscripción ya que debe registrar la Notificación de Siniestro en el Módulo de Tesorería.
Baja de bienes muebles (activo fijo)
El registro de la “Baja de bienes de activo fijo”, se solicita a la asistencia administrativa de su adscripción, una vez registrada la solicitud de Baja en el Módulo de Tesorería, se firma por triplicado, en su caso se anexa el formato de evaluación correspondiente.
En los horarios y días establecidos por la Dirección de Administración o Coordinación de Servicios Administrativos, según corresponda, deberá acudir al almacén de bajas con:
el bien mueble (activo fijo) a dar de baja,
el formato “Baja de bienes de activo fijo”,
el formato de evaluación del bien mueble (activo fijo), en su caso.
La revisión del bien mueble (activo fijo) y de la documentación será llevada a cabo por la Dirección de Administración o Coordinación de Servicios Administrativos y la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial, si todo es correcto, los documentos serán sellados por estas áreas y la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial aplicará la baja de resguardo del depositario en el Módulo de Tesorería.
Para mayor referencia y revisión de los requisitos consulte el Procedimiento institucional: Baja definitiva de bienes muebles (activo fijo)
Cabe mencionar que en dicho procedimiento se establece quien, de acuerdo con el monto del bien, debe autorizar la baja. El incumplimiento de este requisito invalida el formato “Baja de bienes de activo fijo”.
Infografía Baja de bienes de activo fijo
En cuanto la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial tenga el formato “Baja de bienes de activo fijo” con su sello y con el sello de la Dirección de Administración o la Coordinación de Servicios Administrativos evidenciando que el formato es correcto y que el bien fue recibido por la Dirección de Administración o Coordinación de Servicios Administrativos, aplicará la baja en el Módulo de Tesorería con lo que el bien mueble (activo fijo) será descargado del “Reporte de resguardo de bienes de activo fijo” del depositario.
Porque la baja del bien se realiza completa con todos sus componentes, por lo que no se aceptan entregas parciales a menos que medie causa justificada que debe ser valorada por la Dirección de Administración o la Coordinación de Servicios Administrativos, según corresponda, y la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial.
Solicitar su baja de acuerdo con el Procedimiento institucional: Baja definitiva de bienes muebles (activo fijo) y anexar un escrito de la Dirección de Tecnologías de la Información o Coordinación de Servicios de Cómputo, según corresponda, en el que manifieste la obsolescencia del software.
Etiquetado de bien mueble (activo fijo)
El área de almacén donde se reciben los bienes adquiridos por la Universidad es la encargada y responsable de etiquetar los bienes muebles (activo fijo) una vez que ha corroborado físicamente que el bien corresponde al “Pedido” y antes de entregarlos al depositario.
Podrá solicitar la etiqueta al correo de atención de la Tesorería Adjunta de Control Patrimonial
Correos de atención:
Rectoría General: controlpatrimonial@correo.uam.mx
Unidad Azcapotzalco: controlpatrimonial@azc.uam.mx
Unidad Cuajimalpa: controlpatrimonial@cua.uam.mx
Unidad Iztapalapa: controlpatizt@xanum.uam.mx
Unidad Lerma: controlpatrimonial@correo.ler.uam.mx
Unidad Xochimilco: controlpatrimonial@correo.xoc.uam.mx
En el correo indique:
No. De inventario,
Descripción de bien mueble (activo fijo)
Nombre del depositario.
Anexe imagen del bien.
